O priorytetyzacji zadań

Pewien tybetański lama podczas rozmowy z mnichami chciał zilustrować swój wywód. Naszykował więc duży słoik oraz kilka sporych kamieni, po czym włożył je kolejno do naczynia. Gdy kamienie przestały się mieścić w słoiku, lama spytał: „Czy słoik jest już pełny?” Wszyscy odpowiedzieli: „Tak, jest pełny”. Wtedy nauczyciel sięgnął pod stół i wyciągnął wiadro pełne żwiru i wsypał go tak, aby wypełnił puste przestrzenie między kamieniami, po czym ponownie spytał: „Czy słoik jest już pełny?” Niektórzy mnisi zaczęli rozumieć, o co chodzi nauczycielowi i powiedzieli: „Chyba nie”. „Doskonale” – uśmiechnął się lama, po czym ponownie sięgnął pod stół i tym razem wyjął wiadro z drobnym piaskiem. Podobnie jak poprzednio, wsypał go do słoika i potrząsnął nim tak, by piach wniknął między żwir i kamienie. Po raz kolejny zapytał: „Czy słoik jest już pełny?” Wszyscy mnisi krzyknęli chórem: „Nie!”. „Bardzo dobrze” – powiedział lama po czym ze stojącego na stole dzbanka nalał do słoika wody po same brzegi. „Jaki był cel tego ćwiczenia?” – zapytał. Jeden z mnichów odparł: „Chodzi o to, że niezależnie jak napięty jest dzień człowieka, zawsze można zrobić kilka rzeczy więcej”. „Nie” – odparł lama. „Chodziło mi o to, że jeśli nie włoży się dużych kamieni na samym początku, później w ogóle nie zmieszczą się do słoika. Musicie zatem pomyśleć, jakie macie priorytety w swoim życiu.”

Owa historia może nas zainspirować do tego, aby przyjrzeć się priorytetyzacji naszych działań. Jest kilka narzędzi i zasad, które można do tego wykorzystać. Dziś chce napisać o jednym z nich. Do porządkowania zadań, możemy wykorzystać matrycę, której twórcą jest amerykański generał i późniejszy prezydent Dwight D. Eisenhower. Swoje zadania dzielił według dwóch kryteriów: ważności oraz pilności. Na podstawie tych dwóch zmiennych utworzył matrycę z czterema połówkami. W pierwszej powinny się znaleźć zadania ważne i pilne. To wszystkie zadania, które musimy wykonać natychmiast. Są ważne dla nas, szefa lub organizacji, i mają bardzo krótki termin realizacji. Na nich powinniśmy się skupić w pierwszej kolejności. Do niej zaliczają się też zadania nieprzewidziane i nagłe. Druga połówka to zadnia, które są mało pilne, ale ważne. Nie mają jeszcze terminu, lub jest on odległy, jednak ich priorytet jest wysoki. To te czynności, które powinniśmy zaplanować w swoim kalendarzu na konkretny termin i co ważne, przestrzegać ich wykonania. Jeśli są to duże zadania, warto je dodatkowo podzielić i rozplanować w czasie. Dlaczego jest to tak istotne? Jeśli tych zadań nie zaplanujemy i nie będziemy realizować zgodnie z terminem, wpadną nam do pierwszej ćwiartki. Im więcej zadań w pierwszej ćwiartce, tym bardziej nasza praca polegała będzie na ciągłym gaszeniu przysłowiowych „pożarów”, i realizacji zadań, które są tylko pilne. Będziemy wtedy funkcjonować w stanie ciągłego napięcia, co w konsekwencji będzie przekładało się na nasze codzienne wyczerpanie i bardzo duże wydatki energetyczne. Umiejętne zarządzanie zadaniami z drugiej ćwiartki jest więc kluczowe dla naszej pracy i efektywności. W trzeciej ćwiartce powinny się znaleźć zadania pilne, ale nie ważne. To te zadania, które trzeba zrobić szybko, lecz nie mają one większego dla nas znaczenia. Warto na nie zwrócić uwagę i zastanowić się, czy można je zautomatyzować lub oddać komuś innemu. Do czwartej ćwiartki zaliczyć powinniśmy czynności nie pilne i nie ważne. To te, które nie wnoszą nic szczególnego do naszego życia osobistego ani zawodowego, wręcz przeciwnie – działają kontrproduktywnie – zabierając czas oraz powodując, że brakuje nam go na zadania choćby ważne. Warto zrobić remanent tego typu czynności i je po prostu odrzucić.

Zachęcamy do wypróbowania matrycy Eisenhowera podczas planowania zadań na kolejny dzień lub tydzień. Tych zaś, którzy wpadli w wir tylko pierwszej ćwiartki, zachęcam z kolei do przyjrzenia się wszystkim czynnościom, które wykonujecie. Może wśród nich znajdują się te, które w ogóle nie są istotne i są zwykłymi pochłaniaczami czasu. Jak mawiał Brian Tracy: „Nigdy nie ma wystarczającej ilości czasu, by zrobić wszystko, ale zawsze jest wystarczająca ilość, by zrobić to, co najważniejsze.” Zacznijmy więc swoje planowanie od „dużych kamieni”.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *