Pewien tybetański lama podczas rozmowy z mnichami chciał zilustrować swój wywód. Naszykował więc duży słoik oraz kilka sporych kamieni, po czym włożył je kolejno do naczynia. Gdy kamienie przestały się mieścić w słoiku, lama spytał: „Czy słoik jest już pełny?” Wszyscy odpowiedzieli: „Tak, jest pełny”. Wtedy nauczyciel sięgnął pod stół i wyciągnął wiadro pełne żwiru i wsypał go tak, aby wypełnił puste przestrzenie między kamieniami, po czym ponownie spytał: „Czy słoik jest już pełny?” Niektórzy mnisi zaczęli rozumieć, o co chodzi nauczycielowi i powiedzieli: „Chyba nie”. „Doskonale” – uśmiechnął się lama, po czym ponownie sięgnął pod stół i tym razem wyjął wiadro z drobnym piaskiem. Podobnie jak poprzednio, wsypał go do słoika i potrząsnął nim tak, by piach wniknął między żwir i kamienie. Po raz kolejny zapytał: „Czy słoik jest już pełny?” Wszyscy mnisi krzyknęli chórem: „Nie!”. „Bardzo dobrze” – powiedział lama po czym ze stojącego na stole dzbanka nalał do słoika wody po same brzegi. „Jaki był cel tego ćwiczenia?” – zapytał. Jeden z mnichów odparł: „Chodzi o to, że niezależnie jak napięty jest dzień człowieka, zawsze można zrobić kilka rzeczy więcej”. „Nie” – odparł lama. „Chodziło mi o to, że jeśli nie włoży się dużych kamieni na samym początku, później w ogóle nie zmieszczą się do słoika. Musicie zatem pomyśleć, jakie macie priorytety w swoim życiu.”
Owa historia może nas zainspirować do tego, aby przyjrzeć się priorytetyzacji naszych działań. Jest kilka narzędzi i zasad, które można do tego wykorzystać. Dziś chce napisać o jednym z nich. Do porządkowania zadań, możemy wykorzystać matrycę, której twórcą jest amerykański generał i późniejszy prezydent Dwight D. Eisenhower. Swoje zadania dzielił według dwóch kryteriów: ważności oraz pilności. Na podstawie tych dwóch zmiennych utworzył matrycę z czterema połówkami. W pierwszej powinny się znaleźć zadania ważne i pilne. To wszystkie zadania, które musimy wykonać natychmiast. Są ważne dla nas, szefa lub organizacji, i mają bardzo krótki termin realizacji. Na nich powinniśmy się skupić w pierwszej kolejności. Do niej zaliczają się też zadania nieprzewidziane i nagłe. Druga połówka to zadnia, które są mało pilne, ale ważne. Nie mają jeszcze terminu, lub jest on odległy, jednak ich priorytet jest wysoki. To te czynności, które powinniśmy zaplanować w swoim kalendarzu na konkretny termin i co ważne, przestrzegać ich wykonania. Jeśli są to duże zadania, warto je dodatkowo podzielić i rozplanować w czasie. Dlaczego jest to tak istotne? Jeśli tych zadań nie zaplanujemy i nie będziemy realizować zgodnie z terminem, wpadną nam do pierwszej ćwiartki. Im więcej zadań w pierwszej ćwiartce, tym bardziej nasza praca polegała będzie na ciągłym gaszeniu przysłowiowych „pożarów”, i realizacji zadań, które są tylko pilne. Będziemy wtedy funkcjonować w stanie ciągłego napięcia, co w konsekwencji będzie przekładało się na nasze codzienne wyczerpanie i bardzo duże wydatki energetyczne. Umiejętne zarządzanie zadaniami z drugiej ćwiartki jest więc kluczowe dla naszej pracy i efektywności. W trzeciej ćwiartce powinny się znaleźć zadania pilne, ale nie ważne. To te zadania, które trzeba zrobić szybko, lecz nie mają one większego dla nas znaczenia. Warto na nie zwrócić uwagę i zastanowić się, czy można je zautomatyzować lub oddać komuś innemu. Do czwartej ćwiartki zaliczyć powinniśmy czynności nie pilne i nie ważne. To te, które nie wnoszą nic szczególnego do naszego życia osobistego ani zawodowego, wręcz przeciwnie – działają kontrproduktywnie – zabierając czas oraz powodując, że brakuje nam go na zadania choćby ważne. Warto zrobić remanent tego typu czynności i je po prostu odrzucić.
Zachęcamy do wypróbowania matrycy Eisenhowera podczas planowania zadań na kolejny dzień lub tydzień. Tych zaś, którzy wpadli w wir tylko pierwszej ćwiartki, zachęcam z kolei do przyjrzenia się wszystkim czynnościom, które wykonujecie. Może wśród nich znajdują się te, które w ogóle nie są istotne i są zwykłymi pochłaniaczami czasu. Jak mawiał Brian Tracy: „Nigdy nie ma wystarczającej ilości czasu, by zrobić wszystko, ale zawsze jest wystarczająca ilość, by zrobić to, co najważniejsze.” Zacznijmy więc swoje planowanie od „dużych kamieni”.